Nauwkeurige onlinecursus evaluatie – Nu inclusief opgeslagen filters en automatische rapporten
Met duidelijke overzichten en Excel-rapporten helpt Coursepath bij al jouw behoeften als het gaat om cursusevaluatie. De voortgang en scores van deelnemers vormen de basis van de cursus, maar de evaluatie heeft nog veel meer informatie te bieden. Hiermee kun je bijna elk detail van de e-learningcursus evalueren.
Overzicht
Download rapporten
Met de kant-en-klare rapporten van Coursepath kun je eenvoudig Excel-bestanden downloaden. Met veel deelnemers zijn deze rapporten zeer uitgebreid en kunnen hier veel interessante inzichten uit naar voren komen. Het kan alleen zo zijn dat veel van deze data niet relevant is op het moment dat deze wordt opgevraagd. Ook kan het zo zijn dat deze informatie vertrouwelijke details bevatten die niet geschikt is voor degene die de data opvraagt.
Om een cursusevaluatie te maken dat past bij jouw wensen, biedt Coursepath verschillende filteropties. Deze opties zijn toegevoegd bij deze laatste update (mei, 2019). Wij zullen de details over deze functionaliteit in dit artikel uitleggen.
Jouw eigen, customized rapport
Gebruik de gedetailleerde filteropties op academie- of cursusniveau om op maat gemaakte rapporten te krijgen. Op deze manier kan je vooraf instellen welke leden of categorieën welke te zien zijn in het gedownloade bestand. In de laatste update hebben wij deze opties nog verder uitgebreid.
Het eerste punt dat is verbeterd zijn de uitgebreide filter opties, deze zijn nu voor jou beschikbaar:
- Registratie periode “Ingeschreven”
- Startperiode van de cursus “Gestart”
- Tijdsbestek waarin de cursus is voltooid “Voltooid”
- Pogingen
- Velden
Hier heb je de mogelijkheid om de drie gebieden “Geregistreerd”, “Gestart” en “Voltooid” verder te filteren door een tijdsbestek toe te voegen. Je kan zelf een periode opgeven, ook is het mogelijk om één van de drie vooraf ingestelde tijdframes te gebruiken. Dit zijn de volgende tijdframes: “Vandaag”, “Deze week” of “Deze maand”.
Trouwens, het filter Pogingen laat jou bepalen of alle pogingen van de deelnemers worden weergegeven in het rapport of liever alleen de meest recente.
Opmerking: Heb je al de nieuwe “Filter” knop ontdekt? Met één klik kan je de filters verbergen of zichtbaar maken.
Het tweede verbeterpunt betreft de Excel downloads en de kolommen die in dit bestand staan weergeven. Nu kan jij jouw rapporten nog nauwkeuriger afstemmen op jouw wensen. Dit is mogelijk door vooraf te selecteren welke kolommen jij wenst te zien. Gebruik het Velden filter om dit te gebruiken. Selecteer vervolgens de selectievakjes om te kolommen in het rapport te laten weergeven.
Tip: Met de nieuwe filters heb je nu de mogelijkheid om verschillende parameters uit de rapporten te verwijderen. Dit maakt het gemakkelijker om bijvoorbeeld rapporten te maken voor externe auditors, zodat zij geen toegang hebben tot persoonlijke gegevens. Sla de rapporten simpelweg op in jouw persoonlijke filters.
Het opslaan en herstellen van filters
Je filtert altijd dezelfde groepen, of niet? Of zoek je altijd naar dezelfde leerstappen voor bepaalde gebruikersgroepen? Vanaf nu is jouw werk veel eenvoudiger omdat het nu mogelijk is om (vaak gebruikte) filterinstellingen op te slaan.
Volg de volgende stappen om jouw filterinstellingen op te slaan:
- Selecteer “Rapporten”
- Om dat te doen klik je of op “Rapporten” binnen het menu van de academie.
- Of ga naar “Rapporten” in het cursusmenu en selecteer hier “Rapporten”. Op deze manier wordt het geselecteerde rapport al gefilterd met de betreffende cursus.
- Selecteer de gewenste filters
- Druk op “Opslaan”
- Kies een naam voor het rapport
- Kies een naam die voor jou als voor jouw collega’s eenvoudig te begrijpen is. Bijvoorbeeld: “Rapport-Management Regio Noord” in plaats van “Rapport1”.
- Druk op “Opslaan”
Met behulp van het vervolgkeuzemenu kan op elk gewenst moment elk rapport dat op deze manier is opgeslagen worden hersteld. De opgeslagen rapporten zijn gestructureerd op de wijze waar ook de cursussen op zijn gestructureerd. Rapporten met meer dan één specifieke cursus zijn te vinden in de lijst direct onder de vooraf ingestelde rapporten.
Filter vertrouwelijke informatie
Problemen met vertrouwelijkheid treden vaak sneller op dan verwacht. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een cursus wordt verspreid onder meerdere afdelingen. Niet elke afdelingsmanager moet alle rapporten of alle deelnemersgegevens kunnen bekijken, maar alleen die van hun eigen afdeling. Wat kan er gebeuren in zo’n geval?
Onze tip: Dek simpelweg de rapporten af met behulp van overeenkomstige filters, inclusief kolommen (“Velden”). Elk gebieds- of afdelingsmanager ontvangt een individueel rapport met de deelnemers en voortgangsgegevens van het betreffende gebied of afdeling. Mensen van andere afdelingen zullen deze gegevens niet ontvangen.
Verstuur automatisch rapporten
Nadat je jouw rapporten hebt opgeslagen, kan je deze automatisch versturen via e-mail. Het fijne hieraan is dat de ontvanger geen eens lid moet zijn van de academie. Dit betekent dat een afdelingsmanager, die geïnformeerd wilt blijven over het leerproces, geen trainer in de online academie moet zijn.
Volg deze stappen om automatisch rapporten te versturen:
- Sla jouw persoonlijke filter op
- Voer het e-mailadres van de ontvanger in
- Scheid meerdere ontvangers met komma’s
- Selecteer hoe regelmatig de rapporten moeten worden verzonden
- Selecteer eerste dag van de maand, elke maandag of dagelijks
In plaats van het doorsturen van bepaalde rapporten na het downloaden, kun je het Learning Management System nu automatisch laten overzetten. Zo kun je bijvoorbeeld het rapport van een verkoopmedewerker automatisch naar de verkoopmanager sturen of de resultaten van het team “West” aan het begin van elke maand naar de manager West sturen.
Een ander voorbeeld: Je hebt nieuwe mensen uitgenodigd om deel te nemen aan jouw cursus. Je wilt elke week zien wie er al is begonnen met de cursus. Ook deze updates kun je automatisch laten versturen. Selecteer de juiste opties en laat het LMS jou elke maandag een Excel document sturen.
Visualiseer data
Nieuwe look, zelfde data: De dagelijkse activiteiten en het overzicht van de landen hebben een nieuw design gekregen. Buiten het design is er niks veranderd.
De cirkeldiagrammen hebben ook een nieuw design gekregen. Bovendien is hier een kleine verandering met een groot effect aan toegevoegd. Het diagram bestaat nu uit twee cirkels. Het buitenste cirkeldiagram toont in hoeverre de cursus succesvol is afgerond. De binnenste diagram toont de voortgang van de cursus.
Een voorbeeld: De trainer heeft de deelnemers handmatig op “Geslaagd” gezet. Zo zijn de deelnemers geslaagd, terwijl zij de cursus nog niet hebben afgerond. Ook kan het gebeurend dat een deelnemer wel de training heeft afgerond, maar nog niet geslaagd is. De nieuwe diagrammen geven jou hier een duidelijk overzicht van.
Nieuwe manieren om rapporten te krijgen: Exporteer naar nieuwe locaties
Vanaf nu kun je de kant-en-klare rapporten terug vinden in het bijbehorende menu-item en deze downloaden.
Dit betekent dat je bijvoorbeeld de lijst kunt downloaden met deelnemers door op het menu-item “Leden ” te klikken. Aan de linkerkant van de knop voor het toevoegen van nieuwe leden vind je een knop “Download Excel”. Hetzelfde geldt voor het downloaden van de lijst met vouchers: In het menu-item “Leden” > “Vouchers” is er nu de mogelijkheid om de lijst te downloaden.
Conclusie
Kant-en-klare rapporten – eenvoudiger dan ooit. Naast gestandaardiseerde rapporten, kun je jouw individuele rapporten instellen om te downloaden met slechts een paar klikken. En het allerbeste: Je kunt deze rapporten automatisch laten verzenden door het LMS.