Kennisdeling binnen organisaties – Geef teamwork een boost

Robin Gras · E-learning trends · 8 maanden ago

Binnen organisaties speelt enorm veel kennis. Helaas is veel van deze kennis verborgen in de hoofden van gekwalificeerde medewerkers. Het is het motto “kennis is macht”, dat ervoor zorgt dat iedereen zijn kennis liever bij zich houdt, is verleden tijd. Vandaag de dag is teamwork vereist. Kennisdeling binnen organisaties gaat tegenwoordig dus verder dan het individu.

kennisdeling binnen organisaties

Kunnen medewerkers hun kennis op een logische manier met elkaar delen zonder hun eigen werk te verwaarlozen? De algemene veronderstelling is: nee! Kennisdeling binnen organisaties is veel te vaak kostbaar en ineffectief. Maar is dit wel zo?

Digitale kennisoverdracht als oplossing

De meesten van ons hebben problemen met het efficiënt verstrekken van informatie aan het team. Kennis over processen wordt meestal spontaan opgevraagd als er een probleem wordt ontdekt of er veranderingen op de planning staan. Dan komen de vragen bij mij als ervaren medewerker binnen en moet ik op alle fronten tegelijk oplossingen en feedback geven.

De IT-industrie heeft op dit probleem gereageerd en software op de markt gebracht waarmee kennis over bedrijfsprocessen digitaal kan worden vastgelegd en indien nodig beschikbaar kan worden gesteld. Maar hoe effectief zijn deze systemen? Helpen zij het bedrijf en zijn wij medewerkers bereid ons in te spannen om informatie ter beschikking te stellen? Het succes is afhankelijk van een aantal randvoorwaarden.

  1. Eenvoudige creatie: het behoud van kennis kost de “trainer” niet veel tijd.
  2. Gemakkelijke toegang: trainers en deelnemers ervaren geen obstakels bij het ophalen van de inhoud.
  3. Actieve leercultuur: trainers en deelnemers houden samen de kennisdeling binnen de organisatie in stand.

Snelle conversie

Het wordt steeds gebruikelijker om kennis digitaal vast te leggen en het aan de deelnemer over te laten wanneer hij de informatie opvraagt (“on-demand”). Een bedrijf kiest vaak voor een platform waarop ik als medewerker mijn materiaal kan converteren naar online trainingen. Wie geen ervaring heeft met het maken van cursusmateriaal, voelt zich al snel afgeschrikt door zulke technische termen. “Converteren” – wat houdt dat in? Gelukkig wordt de technologie steeds gebruiksvriendelijker. Vandaag de dag kan elke leek een film draaien of een website maken. Zo kan ik als medewerker ook “trainer” worden zonder dat ik een uitgebreide opleiding moet geven. Converteren betekent dat ik een PowerPoint-presentatie of een PDF-document upload en laat omzetten in een cursusstructuur. Verrijkt met multimedia en vragen ontstaat er een interactieve leeromgeving met de relevante informatie.

Laagdrempelige toegang

Medewerkers leren het liefst in hun eigen tijd, zodat ze de inhoud goed kunnen begrijpen en onthouden. Vandaag de dag hoeven we niet meer elk detail te onthouden. Als ik weet waar de informatie wordt verzameld, kan ik er altijd weer op terugvallen. Medewerkers moeten wel bereid zijn om regelmatig online trainingen op te roepen en hun kennisniveau uit te breiden. Daarom is het essentieel dat de leeromgeving intuïtief is en vrij van technische belemmeringen.

Bovendien moet de content op een gebruiksvriendelijke manier zijn gestructureerd. Experts op het gebied van Learning & Development spreken over microleren: effectief leren in kleine brokjes. Ik vind het echter te veel gevraagd om als leek de inhoud te moeten verdelen in didactisch waardevolle brokjes. Ik wil het liever aan de deelnemer overlaten om de trainingen te onderbreken als de aandacht afneemt. Het sleutelwoord is on-demand. On-demand is in de streamingsector al gebruikelijk en heeft ook zin bij het leren, want we leggen steeds meer nadruk op flexibiliteit en zelfbeschikking.

Kennisdeling binnen organisaties op ooghoogte

Voortdurende kennisdeling binnen organisaties werkt wanneer er binnen het bedrijf een cultuur heerst die feedback en teamwork mogelijk maakt. Het is voor mij als leidinggevende belangrijk dat mijn medewerkers vragen durven te stellen. Sommigen voelen zich meer op hun gemak als ze dat digitaal kunnen doen en ik in mijn eigen tijd kan antwoorden. Maar feedback op de training is voor mij ook belangrijk. Medewerkers waarderen het dat ze mogen bijdragen aan het product. Ze uploaden graag passende documenten en voegen hun eigen ervaringen toe. Vooral de jongere generaties willen een gevoel van teamwork in het bedrijf; het gemeenschappelijke trainingsplatform moet dit gevoel absoluut ondersteunen.

Medewerkers in managementfuncties vinden het vaak nog moeilijk om hun “autoriteitspositie” op te geven en hun kennis als een algemeen goed te beschouwen. Openbaarmaking van kennis leidt echter zelden tot verlies van autoriteit, omdat het niet zozeer de verzamelde kennis is die iemand kwalificeert voor een hogere functie. Het succes van een project wordt eerder bepaald door de zelfverzekerde omgang met kennis en het vermogen van de teamleden om op kennis gebaseerde beslissingen te nemen.

Bekijk ook:
Lees hoe Michell Instruments corporate training inzet om kennisdeling binnen de organisatie te realiseren.