Onboarden en e-learning – Hoe gaan deze twee samen?

E-learning trends Robin Gras · 4 maanden geleden

Het onboarden en inwerken van nieuwe werknemers zijn iets heel persoonlijks. Gedurende deze intensieve periode leer je elkaar, maar ook de nieuwe positie, kennen. Hoe handig is het om zo’n individueel en gevoelig proces digitaal te hebben?

Sommigen zeggen: deze methode werkt niet. De anderen zeggen: deze methode werkt wel! Trainers of contactpersonen krijgen niet altijd de keuze, trainings- en onboardprocessen zijn namelijk vaak van bovenaf opgelegd. Als lezer van dit artikel blijkt dat je echter een zekere mate van vrijheid hebt. Bovendien helpt dit om de training van de medewerkers op een gestructureerde manier te benaderen. Hier zijn enkele tips en suggesties.

Personeel inwerken

De basis van een goede training

Voordat we beginnen met het verkennen van de mogelijkheden van digitale ondersteuning, moeten we even stil blijven staan bij het basisidee van training en je rol als trainer. Het doel van de training is om in de meeste gevallen een nieuwe medewerker in het team te brengen. De Engelse term ‘onboarding’ weerspiegelt dit prachtig: de werknemer wordt aan boord gebracht; in een ploeg die afhankelijk is van wederzijdse steun om veilig van de ene bestemming naar de andere te navigeren. Daarnaast gaat het erom hem vertrouwd te maken met zijn werkterrein en de verantwoordelijkheden die hierbij komen kijken.

Het AWAKE-leiderschapsprincipe van Duitser Marco Weißer stelt vijf elementen centraal. Deze elementen kan de trainer overwegen bij de integratie van beide partijen. Dit kan op lange termijn positieve gevolgen hebben positieve gevolgen hebben voor zowel werkgever als werknemer. De vijf elementen zijn:

  • Herkenning
  • Waardering
  • Aandacht
  • Communicatie
  • Empathie

Dit model komt simpelweg neer op de behoefte aan een uitwisseling tussen trainer en leerling, die verder gaat dan het delen van informatie. De nieuwe werknemer moet de kans krijgen om betrokken te raken in de geest van zijn of haar persoonlijkheid en eerdere ervaring en concrete feedback te ontvangen. Hij moet zich herkend en gewaardeerd voelen, zodat hij weet hoe hij zijn nieuwe bedrijf kan ondersteunen. Deze communicatie kan op digitale wijze worden ondersteund – indien correct uitgevoerd.

E-learning als een effectieve aanvulling op persoonlijke training

Een contactpersoon, die zich kan inleven in de individuele situatie van een werknemer, is een hoeksteen van een succesvolle training. Dit is moeilijk te vervangen door digitale middelen. Desalniettemin kan e-learning de instructeur ondersteunen en verlichten. Hierdoor komt er meer tijd vrij voor persoonlijke gesprekken en feedbacksessies. Zo kan e-learning worden gebruikt voor:

  • Bundel de informatiestroom
  • Stel referentiewerk in
  • Verzamel feedback

Hoe kan dat eruit zien?

inwerken personeel
Gestructureerde informatie helpt om je in jouw werkomgeving op je gemak te voelen.

1. Bundel de informatiestroom

De eerste introductiedagen worden vaak gekenmerkt door een ongelooflijke informatiestroom aan de ene kant – en inactief wachten op invoer en taken aan de andere kant. Ook maakte de nieuwe werknemer kennis met (digitale) faciliteiten, infrastructuur en nieuwe collega’s. De processen en systemen worden in vogelvlucht gepresenteerd, bovendien is het moeilijk om de combinatie van namen en gezichten te onthouden. Dit wordt snel gevolgd door technische informatie, ondersteund door factsheets en procesbeschrijvingen.

Informatie, uitleg en anekdotes bespringen de medewerker van alle kanten. Dit is uiteraard met de beste bedoelingen! Ze helpen de trainer de nieuwe medewerker op te leiden en hem het gevoel te geven dat de werknemer bij het team hoort. Dit moet zeker zo blijven! Voor de nieuwe medewerker is het soms moeilijk om de informatie te bewaren en te classificeren. Een bijbehorende Onboarding cursus met behulp van e-learning vormt de basis voor het classificeren en zichtbaar maken van de nieuwe informatie. Zo wordt sommige informatie herhaald, waardoor het makkelijker wordt onthouden.

De e-learningcursus zorgt voor veiligheid, omdat de nieuwe medewerker er alles vindt wat hij moet weten. Het voordeel is ook dat de werknemer hier in zijn eigen tijd doorheen kan werken. Bijvoorbeeld als collega’s even met hun eigen werkzaamheden bezig zijn.

Een paar tips voor het bouwen van de cursus Onboarding:

  • Welkomstpagina (erg belangrijk)
  • Kennismaking met het bedrijf, geschiedenis en filosofie
  • Presentatie van enkele medewerkers (met foto)
  • Achtergrondkennis. Misschien zelfs met testvragen (hoeven niet noodzakelijk te worden geëvalueerd). Ze dienen je eigen reflectie. Weet ik al genoeg? Of moet ik meer informatie krijgen?
  • Instructies – Stap voor stap (niet te veel informatie in één stap!)
  • Test vragen aan het eind
  • Een leuk certificaat

2. Stel naslagwerk in

Je hebt een informatieve cursus Onboarding opgezet en testvragen gegeven. Heeft de nieuwe medewerker alles met vlag en wimpel doorstaan en is hij al met zijn werkzaamheden begonnen? Gefeliciteerd, dan is een goede start geslaagd. Maar na een paar weken blijkt dat sommige informatie nog niet goed begrepen is. Omdat alles al is uitgelegd durft de nieuwe medewerker nauwelijks vragen te stellen. Zo sluipen fouten in een bedrijf. Het is aan de trainer om deze fouten voor te zijn.

Een eenvoudige uitweg: moedig de werknemer aan om terug te keren naar de cursus Onboarding. Het mag geen “once-passed-and-done” -cursus zijn, maar het moet tegelijkertijd een naslagwerk zijn dat wordt bezocht wanneer dat nodig is.

Een uitnodigende digitale kennisverzameling voldoet aan de volgende onderdelen:

  • Aantrekkelijke presentatie
  • Intuïtieve navigatie
  • Gestructureerde inhoud met een duidelijke inhoudsopgave
  • Sleutelwoorden voor het zoeken op trefwoord
  • Gemakkelijk te begrijpen teksten die snel kunnen worden gescand
  • Nuttige, gedetailleerde instructies (indien mogelijk in videoformaat)
  • Duidelijk geformuleerde leerdoelen (wat kan worden bereikt met de kennis?)
  • Meldingen over nieuw geposte inhoud

3. Verzamel feedback

De meeste van de feedback zal waarschijnlijk in persoonlijke uitwisseling zijn. Maar voor de trainer is het niet altijd gemakkelijk om alle feedback te onthouden. Zo zal de medewerker in kwestie ook enkele informatie vergeten. Ook kan het zijn dat een opmerking of vraag minder belangrijk is omdat hij op de een of andere manier een antwoord kreeg.

Aarzel niet om direct feedback te geven in de cursus Onboarding. Geef aan waar onduidelijkheden voorkomen. Vraag voor meer informatie. Stel suggesties voor verbetering voor. Suggesties geven uit de vorige ervaring. Als een instructeur heb je zo de mogelijkheid om het meeste uit de feedback te halen. Ofwel door een directe reactie op de opmerking van de werknemer te formuleren. Hierdoor wordt de cursus behaald met de gewenste informatie. De feedback kan worden verwerkt, waardoor volgende cursisten beter kunnen worden geïnformeerd.

nieuwe werknemer
Informatie-uitwisseling en feedback vormen de basis voor het scheppen van vertrouwen tijdens samenwerking.

Conclusie

Door informatie en kansen te bundelen op het juiste moment in te zetten, maak je het inwerkproces efficiënter en aangenamer – voor jezelf en de nieuwe werknemer. E-learning biedt prachtige kansen om kennis op de lange termijn op te slaan en kan worden ingezet als naslagwerk. Gebruik de vrijgekomen tijd voor persoonlijke feedbackdiscussies met diepte en voor de verbetering van de cursus.